Tietosuojaseloste –  Markkinointirekisteri

Laatimispäivä 19.2.2020

(Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 12 artikla)

Rekisterinpitäjä

Wisdomic Finland Oy
Y-tunnus: 197294-9
Lämmittäjänkatu 1
20780 Kaarina
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Wisdomic Solutions Oy
Y-tunnus: 1962306-4
Karhunmäenkuja 2
01530 Vantaa
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Wisdomic Retail Oy
Y-tunnus: 2940756-8
Turvalaaksonkuja 2
01740 Vantaa
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuomas Karhula
Karhumäenkuja 2
01530 Vantaa
044 5021214
tuomas.karhula@wisdomic.fi

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen. Käsittelemme henkilötietoja lain mukaisin edellytyksin ensisijaisesti markkinoinnin kohdentamiseen, asiakastapahtumien järjestämiseen, käyttäjien tavoittamiseen, lisätietojen tarjoamiseen, tarjousten tekemiseen sekä suoramarkkinointiin palveluiden käytön, kiinnostusalueiden ja selailuhistorian perusteella.

Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Lisäksi  käsittelemme anonymisoituja tietoja markkina- ja muiden tutkimusten, analyysien, segmenttien ja raporttien tekemiseen ja kohdentamiseen.

Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (s-postiosoite) tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä yhteistyökumppanit (markkinointi ym.) soveltuvin osin

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Edustamansa yhteisö
  • Titteli
  • Sähköpostiosoite
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tiedot aikaisemmista tilauksista
  • Asiakastapahtumien järjestämisessä tarvittavia lisätietoja esim. mahdolliset ruoka-aineallergiat
  • Palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjen tietojen yhteenvetoja

Henkilöstä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös verkkosivujen kautta, esimerkiksi henkilön vierailuista yrityksen verkkosivuilla ja hänen suorittamistaan aktiviteeteista, kuten dokumenttien latauksista, katsotuista sivuista ja lomakkeiden täytöistä.

Tiedot talletetaan asiakas- ja markkinointirekisteriimme, jossa olevia tietoja käytetään tapauskohtaisesti asiakassuhteen perustamiseen ja hoitoon, yhteydenottojen mahdollistamiseen, palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen  sekä omaan suoramarkkinointiimme.

Tietojen käsittelyaika

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.

Käyttötarkoituksen jälkeen tietoja säilytetään luottamuksellisesti viestin ja yksityisyyden suojaa vaarantamatta. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn sitä erikseen pyytäessä.

Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Asiakassuhteissa tietoja säilytetään 10 vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja, muita asiakastietoja ja palvelun käyttöä kuvaavia tietoja palvelun käytön yhteydessä rekisteröitävältä itseltään ja yhteistyökumppanien rekistereistä, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Lisäksi keräämme henkilötietoja markkinointitoimenpiteiden, kuten markkinointiarpajaisten, -kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita seurantatekniikoita muun muassa seurataksemme ja analysoidaksemme palveluidemme käyttöä ja tarjotaksemme suosituksia, sekä profilointiin markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseksi. Palvelu voi sisältää myös kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden sekä mainosverkostojen evästeitä.

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan vain lain mukaisin edellytyksin.

Luovutuksia voidaan tehdä Wisdomicin yhtiöille ja niiden puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella.

Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneillemme yhteistyökumppaneiden oikeutettujen etujen toteuttamiseen, markkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä palveluidemme toteuttamiseen ja analysointiin osallistuville tahoille.

Henkilöstöämme ja alihankkijoitamme koskee vaitiolovelvollisuus ja luottamuksellisten tietojen hyväksikäytön kielto.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Henkilötietojen varsinainen käsittely tapahtuu Suomessa.

Web-sivumme on toteutettu WordPress-alustalla. Olemme huolehtineet henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, jotta voimme varmistaa toiminnan täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Sivuilla vierailijoista keräämme ainoastaan anonyymiä evästetietoa, jotta voimme kehittää sivustoa ja sisältöä sekä parantaa asiakaskokemusta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A: Manuaalinen aineisto

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot

Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.

Verkkosivustojamme ja muita ulkoisia palveluja käytettäessä tiedot suojataan suojatulla yhteydellä ja/tai muilla tarpeellisilla tavoilla.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

 Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

  • vierailijan IP-osoite
  • vierailun ajankohta
  • selatut sivut ja sivujen katseluajat
  • vierailijan selain

Sinun oikeutesi

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.

Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Google Analytics

Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön.

Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads

Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome- selaimen lisäosalla.

Tarkastusoikeus eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tietojen korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.

Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot yrityksen asiakaspalveluun.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa yrityksen asiakaspalveluun. 

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa sopimusaikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9,
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.