Tietosuojaseloste –  Markkinointirekisteri

(Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 12 artikla)

Rekisterinpitäjä (yhteisrekisteri)

Wisdomic Finland Oy
Y-tunnus: 197294-9
Lämmittäjänkatu 1
20780 Kaarina
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Wisdomic Solutions Oy
Y-tunnus: 1962306-4
Karhunmäenkuja 2
01530 Vantaa
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Wisdomic Retail Oy
Y-tunnus: 2940756-8
Turvalaaksonkuja 2
01740 Vantaa
075 325 0000
info@wisdomic.fi

Yhteyshenkilö

Christian Olenius

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn laillinen peruste

Käsittelemme henkilötietoja lain mukaisin edellytyksin ensisijaisesti markkinoinnin kohdentamiseen, asiakastapahtumien järjestämiseen, käyttäjien tavoittamiseen, lisätietojen tarjoamiseen, tarjousten tekemiseen sekä suoramarkkinointiin palveluiden käytön, kiinnostusalueiden ja selailuhistorian perusteella.

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai potentiaaliseen toimeksiantoon, Wisdomicin oikeutettujen etujen toteuttamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi/valmistelemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Lisäksi  käsittelemme anonymisoituja tietoja markkina- ja muiden tutkimusten, analyysien, segmenttien ja raporttien tekemiseen ja kohdentamiseen

Henkilötietoja käsitellään Wisdomicin henkilökunnan ja tarvittaessa alihankkijoiden toimesta ainoastaan siinä laajuudessa, jossa ne ovat työtehtävien myötä välttämätöntä. Henkilöstöämme ja alihankkijoitamme koskee vaitiolovelvollisuus ja luottamuksellisten tietojen hyväksikäytön kielto.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä asiakkaistamme tai potentiaalisista asiakkaista seuraavia tietoja:

  • sähköpostiosoite
  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero)
  • titteli
  • yritys
  • asiakastarpeeseen liittyvä keskustelu chat-botti palvelua käytettäessä
  • asiakastapahtumien järjestämisessä tarvittavia lisätietoja esim. mahdolliset ruoka-aineallergiat
  • palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan avulla pääteltyjen tietojen yhteenvetoja

Henkilöstä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös verkkosivujen kautta, esimerkiksi henkilön vierailuista yrityksen verkkosivuilla ja hänen suorittamistaan aktiviteeteista, kuten dokumenttien latauksista, katsotuista sivuista ja lomakkeiden täytöistä.

Tiedot talletetaan asiakas- ja markkinointirekisteriimme, jossa olevia tietoja käytetään tapauskohtaisesti asiakassuhteen perustamiseen ja hoitoon, yhteydenottojen mahdollistamiseen, palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen  sekä omaan suoramarkkinointiimme.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme henkilötietoja, muita asiakastietoja ja palvelun käyttöä kuvaavia tietoja palvelun käytön yhteydessä rekisteröitävältä itseltään ja yhteistyökumppanien rekistereistä, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Lisäksi keräämme henkilötietoja markkinointitoimenpiteiden, kuten markkinointiarpajaisten, -kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita seurantatekniikoita muun muassa seurataksemme ja analysoidaksemme palveluidemme käyttöä ja tarjotaksemme suosituksia, sekä profilointiin markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseksi. Palvelu voi sisältää myös kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden sekä mainosverkostojen evästeitä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan vain lain mukaisin edellytyksin.

Luovutuksia voidaan tehdä Wisdomicin yhtiöille ja niiden puolesta toimiville alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella.

Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneillemme yhteistyökumppaneiden oikeutettujen etujen toteuttamiseen, markkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä palveluidemme toteuttamiseen ja analysointiin osallistuville tahoille.

Henkilöstöämme ja alihankkijoitamme koskee vaitiolovelvollisuus ja luottamuksellisten tietojen hyväksikäytön kielto.

Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen varsinainen käsittely tapahtuu Suomessa.

Web-sivumme on toteutettu WordPress-alustalla. Olemme huolehtineet henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, jotta voimme varmistaa toiminnan täyttävän tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Sivuilla vierailijoista keräämme ainoastaan anonyymiä evästetietoa, jotta voimme kehittää sivustoa ja sisältöä sekä parantaa asiakaskokemusta.

Tietojen käsittelyaika

Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.

Käyttötarkoituksen jälkeen tietoja säilytetään luottamuksellisesti viestin ja yksityisyyden suojaa vaarantamatta. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn sitä erikseen pyytäessä.

Pyrimme pitämään huolen siitä, että henkilötiedot ja muut asiakastiedot ovat ajan tasalla ja oikeasisältöisiä.

Rekisterin suojauksen perusteet ja tietoturva

Henkilötietoja sisältävät rekisterit säilytetään luottamuksellisina, ja tietoihin pääsevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin tietoihin.  Henkilöiltä edellytetään tietosuojalainsäädännön ja voimassaolevien ohjeiden mukaisten salassapitosäännösten noudattamista. Henkilötietojen käsittelystä on tehty erilliset kirjalliset salassapitosopimukset niin henkilöstön kuin kumppanien kanssa.

Henkilötietoja sisältävät rekisterit ovat suojattuja teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla tietojen käytettävyyden takaamiseksi, vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Henkilötietoja sisältäviä paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa ja/tai paloturvakaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot sijaitsevat tietojärjestelmissä, joihin on pääsy määritelty ainoastaan nimetyille ja tehtäviensä̈ vuoksi valtuutetuille henkilöille.

Teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä ovat mm. tietojärjestelmien ja rekisterien suojaaminen teknisillä toimenpiteillä, käyttäjätunnistuksen ja pääsynhallinnan keinoilla, tietojen säännöllisellä varmuuskopioinnilla, järjestelmien ja laitteiden ajantasaisista päivityksistä huolehtimisella, haittaohjelmiin ja verkkohyökkäyksiin varautumisella, tietoturva -ja tietosuojapolitiikoiden ja ohjeiden ylläpitämisellä sekä henkilökunnan kouluttamisella.

Verkkosivustojamme ja muita ulkoisia palveluja käytettäessä tiedot suojataan suojatulla yhteydellä ja/tai muilla tarpeellisilla tavoilla.

Tietojärjestelmiä ja varmuuskopioita säilytetään lukituissa ja valvotuissa konesaleissa. Konesaleihin pääsy on rajattu tietojärjestelmien teknisestä hoitamisesta vastuussa oleville henkilöille.

Kumppaneita käyttäessämme edellytämme kumppanilta vähintään saman tasoista tietosuojaa kuin omissa ympäristöissä.

Tietoja siirrettäessä EU/ETA:n ulkopuolelle huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat tiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, tai rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen.

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automaattisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia hänen tietojensa käsittelyn rajoittamista, kun rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun hän on antanut suostumuksensa tietojen käsittelylle. Rekisteröidyllä on oikeus myös milloin tahansa vastustaa sellaista häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yrityksen oikeutettuun etuun tai profilointiin.

Tarkastuspyynnöt

Tietojen tarkastus ja mahdolliset muutokset tapahtuvat toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntölomake sähköisesti, postitse tai henkilökohtaisesti asiakaspalveluumme. Pyynnössä tulee olla maininta, mitä Wisdomicin yhtiötä ja mitä rekisteriä pyyntö koskee.

Mikäli emme pysty varmistamaan pyynnön tehneen henkilöllisyyttä muuten, tarvittaessa henkilön on käytävä todentamassa henkilöllisyytensä kuvallisella henkilötodistuksella asiakaspalvelussamme.

Tarkastuspyyntölomakkeen voi ladata web-sivuiltamme

Lomakkeen toimitus:

  • Sähköpostilla: info@wisdomic.fi (aiheeseen: Tietosuoja)
  • Postilla: Wisdomic Finland / Tietosuoja, Lämmittäjänkatu 1, 20780 KAARINA
  • Wisdomic Finlandin toimipisteeseen Lämmittäjänkatu 1, 20780 KAARINA

Wisdomicilla on oikeus kieltäytyä tai periä maksu siinä tapauksessa, mikäli pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröityyn ei kohdisteta päätöksiä, jotka perustuisivat ainoastaan automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn. Automaattisesta päätöksenteosta informoidaan rekisteröityä erikseen.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen

Kaikki tietoturvaloukkaukset dokumentoidaan ja mikäli tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, tiedotamme tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ja valvontaviranomaisille.

Valitusoikeus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutettu:  Ratapihantie 9, 6 krs 00520 Helsinki

tietosuoja@om.fi